Word een pro met deze 6 slimme Gmail-tips

Herken je dat? Een overstroomde, ongeorganiseerde mailbox

? Dat is na het lezen van deze blog

Wat is een blog? Een blog is een online platform of website waarop individuen of bedrijven regelmatig artikelen, berichten of andere vormen van inhoud publiceren. Het woord "blog" is afgeleid van het woord..

verleden tijd! Zelf heb ik nooit écht de tijd genomen om alle tools en handleidingen van programma’s door te nemen. Daardoor was mijn Gmail een grote puinhoop. Gelukkig heb ik veel tips en tricks gekregen in de loop der tijd van collega’s, vrienden en internet

Internet is een wereldwijd systeem van computers en netwerken dat gebruikers overal ter wereld de mogelijkheid biedt om informatie te verzenden en op te halen. Het is een netwerk van miljoenen computers verbonden met..

. 

In dit artikel deel ik deze 11 slimme en simpele trucjes om je Gmail-inbox

beter te organiseren, zodat jij meer orde hebt in je mail én je hoofd.

Ken de sneltoetsen

 Laten we simpel beginnen. We klikken veel binnen onze mailbox. Mailtje hier, mailtje daar. Dat kost niet alleen tijd, het is ook niet ergonomisch. Sneltoetsen bieden hierin de oplossing. Het werkt efficiënt en scheelt je een hoop geklik.

Om sneltoetsen te gebruiken, moet de functie eerst ingeschakeld worden. Ga hiervoor via het tandwiel rechts bovenin naar instellingen en scroll naar ‘sneltoetsen’. Kies voor ‘sneltoetsen aanzetten’ en vergeet niet om op te slaan.

Hierna kun je een overzicht van de sneltoets-combinaties terugvinden via de combinatie Shift + ?. Vervolgens zie je een lange lijst met combinaties. Hieronder de meest handige en veelvoorkomende op een rij:

1. C: Maak een nieuwe e-mail
   Ontdek wat wij als e-commerce e-mail marketing agency kunnen betekenen voor jouw webshop of het gebied van e-mail marketing en automation flows via Klaviyo.
   .
2. R: Beantwoord op de geselecteerde e-mail.
3. A: Beantwoord alle geselecteerde e-mails.
4. F: Doorzoek uw e-mails.
5. N: Ga naar de volgende ongelezen e-mail.
6. P: Ga naar de vorige ongelezen e-mail.
7. Shift + N: Ga naar de volgende e-mail in de conversatie (wilt u alleen ongelezen e-mails overslaan).
8. Shift + P: Ga naar de vorige e-mail in de conversatie (wilt u alleen ongelezen e-mails overslaan).
9. Tab + Enter: Verstuur de e-mail.
10. /: Plaats
    

    De plaats in de marketingmix verwijst naar de plaats waar de producten of diensten gepromoot, verkocht en gedistribueerd worden. Het is een belangrijke factor in het marketingproces omdat het bepaalt waar en hoe..
    de cursor in het zoekvak.

Als je deze combinaties zou willen aanpassen, kan dat ook. Hiervoor ga je in je instellingen naar ‘Geavanceerd’, waar je ‘Aangepaste sneltoetsen’ kunt aanzetten. Hierna verschijnt er een extra tabblad

‘Sneltoetsen’, waar je aanpassingen kunt doen (of onder in de standaardinstellingen kunt terugzetten).

Verzenden ongedaan maken

Het overkomt de besten: een email verzenden zonder bijlage. Of de link

vergeten mee te sturen terwijl ik net op de verzendknop al heb ingedrukt.

De ‘verzenden ongedaan maken’ is mijn life saver. Wist je dat je mail binnen 20 seconden nog kunt annuleren? Dit kan via de ‘ongedaan maken’ knop (of sneltoets ‘z’). Deze knop verschijnt links onder in je scherm. Je kunt deze functie ook instellen op 30 seconden.

Verzenden inplannen

Deze functie is vaak onbekend voor veel mensen. Deze zit verstopt onder het pijltje in de verzendknop. Dit is eigenlijk een soort concept

, maar dan wordt de mail ook daadwerkelijk verzonden. Dit kan handig zijn wanneer een link later op de dag op een site wordt geplaatst dan wanneer de mail wordt geschreven. Hierdoor heb je al wel het werk gedaan maar nog niet verstuurd. Met deze functie kun je ook instellen dat de e-mail tijdens kantooruren wordt verstuurd. Hiermee voorkom je dat iemand ziet dat je midden in de nacht een e-mail tikt.

 Gmail-zoekfunctie

Gelukkig is er een nauwkeurige zoekfunctie binnen je Gmail, net als bij Google. Als je weet hoe je de zoekfunctie moet gebruiken, is hij erg handig. Als je namelijk alleen een naam of zoekterm intikt, krijg je vaak niet precies wat je nodig hebt.

Om specifiek te zoeken tussen de e-mails kun je onderstaande formats gebruiken als hulpmiddel:

1. From:naam@gmail.com - voor alle mails van een bepaalde afzender
2. To:naam@gmail.com - voor alle mails gericht aan een bepaalde ontvanger
   

   Wat is een ontvanger? Een ontvanger is een persoon, groep of apparaat dat informatie ontvangt die is verzonden door een zender via een communicatiekanaal. In het communicatieproces is de ontvanger verantwoordelijk..
3. Cc
   

   Wat betekent cc? "CC" staat voor "carbon copy" en is een term die zijn oorsprong vindt in de tijd van typemachines, toen carbonpapier werd gebruikt om meerdere kopieën van een document te..
   :naam@gmail.com - voor mails waarbij diegene in de cc
   

   Wat betekent cc? "CC" staat voor "carbon copy" en is een term die zijn oorsprong vindt in de tijd van typemachines, toen carbonpapier werd gebruikt om meerdere kopieën van een document te..
   staat
4. Bcc:naam@gmail.com - voor mails waarbij diegene in de bcc staat
5. Has:attachment - voor mails met bijlage
6. Has:drive
   

   Wat is Google Drive? Google Drive is een online opslagservice van Google waarmee je bestanden en mappen online kunt opslaan, bekijken, delen en bewerken. Met Google Drive kun je bestanden opslaan in de cloud, ze..
   , has:document, has:spreadsheet of has:presentation - als je weet wat voor document je zoekt
7. Subject:onderwerp
   

   Hoe vind je het onderwerp? Het identificeren van het onderwerp van een tekst is een essentiële vaardigheid die helpt bij het begrijpen en analyseren van geschreven materiaal. Of je nu een artikel, een boek of..
   x - alle mails met ‘onderwerp x’ in de onderwerpregel
8. Label:naam label - alle mails met een bepaald label
9. After:01/01/2022 - voor alle mails na die datum
10. Before:01/01/2022 - voor alle mails voor die datum

Je kunt natuurlijk ook zoektermen met elkaar combineren. Ook kun je met ‘Has:document Filename:artikel’ zoeken op alle Google document e-mails met ‘artikel’ in de naam.

Tip: wil jij je mail een keer goed opruimen of opslagruimte vrijmaken? Gebruik older_than: gevolgd door de periode, bijvoorbeeld 30d (30 dagen), 6m (6 maanden) of 1y (1 jaar), om oude berichten op te sporen en weg te gooien. Of zoek op size:[getal x]m en vul bijvoorbeeld 20 in, om de e-mails van meer dan 20 megabyte uit je inbox te vissen en te verwijderen.

Als dit te lastig is, kun je ook boven in je Gmail je zoektermen specificeren.

Combineer filters en labels

Filters en labels kunnen gebruikt worden om onderscheid te maken tussen e-mails. Hierdoor is er makkelijk te zien wat voor soort email het betreft. Om hiermee te beginnen, moet je wel de filters aanmaken en je inkomende berichten filteren. Dit kun je doen bij de drie puntjes boven de mail. Kies voor ‘Berichten zoals deze filteren’ om een nieuwe filter te maken, of klik op het filter-pictogram naast de zoekbalk om meteen te beginnen. Je voert daar de criteria aan en klikt op ‘Filter maken’ in plaats van zoeken.

Filters zijn handig voor jou voor bijvoorbeeld:

1. Klantcontact/klantenservice
   Wat is klantenservice? Klantenservice verwijst naar de ondersteuning en assistentie die een bedrijf biedt aan klanten die vragen, problemen of klachten hebben over de producten of diensten die het bedrijf aanbiedt...
   : maak filters zodat je goed terug kunt vinden welke mails van klanten
   Wij hebben onder andere al mogen werken voor de volgende klanten en eigen brands. Daarnaast helpen wij ook veel klanten binnen de kleding niche en ondernemers die dropshippen.Sta jij er binnenkort ook op?
   zijn en dus een prioriteit
   

   Wat betekent prioriteit? Prioriteit verwijst naar de mate van belangrijkheid of urgentie die aan een bepaalde taak, doelstelling of activiteit wordt toegekend ten opzichte van andere. Het gaat om het stellen van een..
   hebben.
2. Leveranciers
   

   Wat is een leverancier? Een leverancier is een bedrijf of persoon die goederen of diensten levert aan een andere persoon of organisatie. Leveranciers kunnen bijvoorbeeld grondstoffen leveren aan een fabriek,..
   of andere services: hierdoor kun je makkelijk het antwoord over een levering of diensten
   

   Wat is een dienst? Een dienst is een niet-materiële activiteit of prestatie die wordt aangeboden door een persoon of organisatie om de behoeften van klanten of andere belanghebbenden te vervullen. Diensten..
   terugvinden.
3. Facturen of gekochte producten
   

   Wat is een product? Een product is een tastbaar goed of een immateriële dienst die wordt geproduceerd om te worden verkocht aan consumenten, bedrijven of andere organisaties. Het kan worden gemaakt van..
   : handig voor de boekhouding
   

   Wat is boekhouden? Boekhouden is het systematisch bijhouden en registreren van financiële transacties van een bedrijf, organisatie of individu. Het doel van boekhouden is om een nauwkeurig beeld te krijgen van..
   !

Aliassen gebruiken

Deze tip gebruik ik dagelijks. Vaak moeten we ons e-mailadres

achterlaten voor een nieuwsbrief of om een PDF wil downloaden. Erg vervelend als die allemaal niet georganiseerd in je inbox belanden. Maar wist je dat je een +-teken kunt toevoegen aan je Gmail-adres

Wat is een adres? Een adres is een unieke locatieaanduiding die wordt gebruikt om een specifieke plek te identificeren, zoals een huis, bedrijf of website. Hoe weet ik mijn adres? Je kunt je adres vinden op..

en alle e-mails naar dat adres waardoor ze in een filter gedaan worden? Dit kun je doen als volgt:

Stel je e-mailadres is voornaamachternaam@gmail.com. Dan kun je voornaamachternaam+nieuwsbrief@gmail.com gebruiken voor alle nieuwsbrieven

waar je je voor inschrijft. Als je vervolgens een filter instelt, waar alle mails naar dat adres verstuurd worden, heb je alle nieuwsbrieven bij elkaar. Je kan er natuurlijk zelf mee variëren. Zo kun je dit ook doen voor facturen of betalingen.

Heb je vragen naar aanleiding van deze blogpost

? Laat dan gerust een opmerking achter in de reacties. Voor alle andere vragen over online marketing

Wat is marketing? Marketing is het proces van het creëren, communiceren en leveren van waarde aan klanten en het beheren van de relatie met hen, met als doel om winstgevende klantrelaties op te bouwen en te..

ben je altijd welkom bij The Ecom Agency

Ben jij op zoek naar een online marketing team wat voor resultaten kan zorgen? Lees meer over ons online marketing bureau uit Hoorn, wie wij zijn en wat we voor jou kunnen doen

voor een vrijblijvend gesprek. Wij kunnen dan kijken naar je wensen en helpen jou met het opzetten van je marketingstrategie.